إدارة الطباعة في رمضان: كيف تتجنب الشركات الأعطال المفاجئة
وارتفاع تكاليف الأحبار خلال الشهر الكريم؟
مع حلول شهر رمضان المبارك، تتغير طبيعة العمل داخل المؤسسات بشكل ملحوظ.
فبين تقليص ساعات الدوام، وزيادة الاعتماد على الفترات المسائية، وتسارع وتيرة إنجاز المهام قبل الإفطار أو قبيل الإجازات الرسمية، تصبح بيئة التشغيل داخل الشركات أكثر كثافة من أي وقت آخر خلال العام.
لكن بينما تركز الإدارات عادة على تنظيم جداول الموظفين أو إعادة توزيع المهام، يغيب عن كثير من صناع القرار عنصر بالغ الأهمية قد يؤثر بشكل مباشر على استمرارية العمل…
وهو:
إدارة الطباعة داخل المؤسسة خلال شهر رمضان.
في الواقع، تعد الطابعات ومكائن التصوير من أكثر الأجهزة تعرضًا للإجهاد التشغيلي خلال هذا الشهر، نتيجة تغير نمط الاستخدام من تشغيل موزع على مدار اليوم إلى تشغيل مكثف خلال فترات زمنية قصيرة، وهو ما يؤدي إلى ارتفاع معدلات الأعطال المفاجئة واستهلاك الأحبار بشكل غير متوقع.
لماذا تزداد أعطال الطابعات ومكائن التصوير خلال رمضان؟
في الوضع التشغيلي الطبيعي، تعمل أجهزة الطباعة والتصوير بمعدل متوازن، حيث يتم توزيع المهام على مدار 8 ساعات عمل يوميًا، مما يمنح المكونات الداخلية مثل وحدة التسخين (Fuser Unit) والرولرات ووحدة التحميض (Developer) الوقت الكافي للاستقرار الحراري والتشغيلي.
أما خلال شهر رمضان، فيتحول نمط الاستخدام إلى:
-
تشغيل مكثف قبل الإفطار
-
توقف طويل أثناء الإفطار
-
تشغيل متواصل بعد صلاة التراويح
-
ضغط إضافي قبل الإجازات
هذا النمط المعروف تقنيًا باسم Burst Load Operation يؤدي إلى:
-
ارتفاع درجة حرارة وحدة التثبيت
-
إجهاد الرول الضاغط
-
تمدد المكونات الداخلية
-
ضعف جودة الطباعة
-
ظهور خطوط أو ظلال
-
زيادة احتمالية انحشار الورق
-
توقف الجهاز بشكل مفاجئ
وفي بعض الحالات، قد يؤدي التشغيل المكثف دون فترات تبريد كافية إلى احتراق وحدة الفيوزر بالكامل، مما يتسبب في توقف العمل الإداري داخل المؤسسة حتى يتم استبدالها.
الطباعة المتكررة… تكلفة صامتة خلال الشهر الفضيل
مع تسارع وتيرة العمل، تعتمد العديد من الأقسام مثل:
-
الموارد البشرية
-
الإدارة المالية
-
الشؤون القانونية
-
خدمة العملاء
على الطباعة السريعة والمتكررة للمستندات، وغالبًا ما يتم ذلك دون تعديل إعدادات الطباعة، مما يعني أن الجهاز يستمر في استخدام وضع الطباعة عالية الجودة (High Density Mode) حتى عند طباعة مسودات داخلية.
وهذا يؤدي إلى:
زيادة استهلاك الحبر بنسبة قد تصل إلى 30% خلال شهر رمضان فقط.
في حين يمكن تقليل هذا المعدل بشكل كبير عبر:
-
تفعيل وضع المسودة (Draft Mode)
-
الطباعة متعددة الصفحات في ورقة واحدة
-
استخدام الخطوط الاقتصادية
-
تخصيص جهاز للطباعة المكثفة
جودة الحبر: عامل حاسم في الأداء خلال فترات الضغط
خلال فترات التشغيل المكثف، تصبح جودة الحبر المستخدمة داخل الطابعة عاملًا حاسمًا في الحفاظ على أداء الجهاز.
فالأحبار غير المتوافقة أو منخفضة الجودة قد تؤدي إلى:
-
تكتل بودرة الحبر
-
تسرب داخلي
-
انسداد وحدة التحميض
-
تلف وحدة الدرام
-
تراكم على رول التسخين
وغالبًا ما تظهر هذه الأعطال بعد أيام من الاستخدام، وفي أوقات حرجة مثل العشر الأواخر من رمضان، حيث تكون الحاجة إلى استمرارية العمل في أعلى مستوياتها.
لهذا، تنصح شركة سفا السعودية للتجارة باستخدام الأحبار الأصلية أو الأحبار المعتمدة ذات الجودة الصناعية، خاصة خلال الفترات الموسمية ذات الضغط التشغيلي المرتفع.
قبل إجازة عيد الفطر: خطوات وقائية لتجنب الأعطال
مع اقتراب إجازة عيد الفطر، تتوقف العديد من الأجهزة المكتبية عن العمل لفترات طويلة، مما قد يؤدي إلى:
-
جفاف بودرة الحبر
-
التصاق الرولرات
-
تراكم الرطوبة
-
تلف وحدة الشحن
ولتفادي هذه المشكلات، توصي شركة سفا السعودية باتباع الإجراءات التالية:
-
فصل الجهاز عن مصدر الكهرباء
-
إزالة الورق من درج التغذية
-
تغطية الجهاز بغطاء واقٍ
-
تشغيل الجهاز مرة كل بضعة أيام إن أمكن
عقود الصيانة الشاملة: استقرار تشغيلي طوال الشهر
توفر شركة سفا السعودية للتجارة برامج صيانة شاملة مصممة خصيصًا لتلبية احتياجات المؤسسات خلال الفترات الموسمية مثل شهر رمضان، وتشمل هذه البرامج:
-
الصيانة الدورية
-
استبدال قطع الغيار
-
توفير الأحبار
-
تقارير شهرية عن أداء الأجهزة
-
تتبع عدد الصفحات المطبوعة
وهو ما يتيح للإدارات متابعة كفاءة الأجهزة واتخاذ قرارات تشغيلية مبنية على بيانات فعلية.
خاتمة
إدارة الطباعة داخل المؤسسات خلال شهر رمضان ليست مهمة تقنية فحسب، بل هي قرار تشغيلي يؤثر بشكل مباشر على سرعة إنجاز المعاملات واستمرارية العمل ورضا العملاء.
ومن خلال اتباع ممارسات تشغيلية ذكية واستخدام مستلزمات عالية الجودة، يمكن للمؤسسات تجنب الأعطال المفاجئة وتحقيق أداء مستقر طوال الشهر الكريم تقبل الله طاعتكم
صيامًا مقبولًا وإفطارًا شهيًا
وكل عام وأنتم بخير
